Hur fungerar bokföring och vad behöver du tänka på?

Bokföring är något som alla företag behöver hantera. I denna artikel tittar vi närmare på hur bokföring går till och vad det finns för olika krav.

Företag behöver göra det enligt lag, och det är dessutom viktigt för verksamheten att ha koll på finanserna av andra orsaker. Såväl leverantörer, samarbetspartners och banker som Skatteverket har nämligen intresse av det som finns i din bokföring. När du bokför får du även bättre insyn i ditt företags ekonomiska situation.

I slutändan är det du som driver företaget som ansvarar för bokföringen. Därför är det viktigt att den är korrekt. Vad som är en korrekt bokföring regleras i bokföringslagen (BFL, 1099:1078).

Måste du bokföra?

Ja, du måste bokföra om du är en fysisk person som har en enskild näringsverksamhet. Även aktiebolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar är skyldiga att bokföra. 

Bokföringen behöver ske regelbundet (vänta inte till slutet av månaden i onödan). Allra bäst är det om du har rutiner på plats som gör att informationen snabbt kommer ned på papper.

Då minskar risken för misstag och missförstånd som leder till att saker blir fel. Det är ofta mycket som händer på samma gång i företag – därför har du mycket att vinna på effektiva och korrekta bokföringsrutiner.

Måste du göra bokföringen själv?

Nej, du behöver inte göra bokföringen själv. Fördelen med att bokföra på egen hand är att du får god insikt i företagets ekonomi. Nackdelen är att det kan ta mycket tid och energi i anspråk. Dessutom kan det bli fler misstag som sedan leder till problem med Skatteverket.

Av den orsaken kan det vara värt att investera i en redovisningskonsult eller revisor redan från början så att du bokför på rätt sätt. Om du vill göra det själv kan det också vara bra att ha någon att ställa frågor till under vägens gång. Det kan också vara nyttigt att fråga andra som har företag hur de gör sin bokföring, så att du kan få tips och goda råd.

Vad är en affärshändelse?

Bokföringar består till stor del av affärshändelser, händelser som påverkar företagets tillgångar och resultat. Det handlar till exempel om in- och utbetalningar, fordringar och skulder.

Alla affärshändelser behöver bokföras och styrkas av ett underlag (vanligvis ett kvitto eller en faktura). Underlaget måste innehålla viss information, till exempel när affärshändelsen inträffade, beloppet och vem motparten i affären är.

Affärshändelser kan dokumenteras på två olika sätt: faktureringsmetoden och kontantmetoden. Kontantmetoden innebär att du bokför de in- och utbetalningar som sker, medan faktureringsmetoden innebär att du bokför företagets fakturor.

Kontantmetoden är ofta att föredra om du har en liten eller nystartad firma, medan faktureringsmetoden ger en bättre överblick när du har en större verksamhet. Du kan byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden eller vice versa vid räkenskapsårets slut.

Var hittar du reglerna kring bokföring?

Bokföringslagen (BFL, 1099:1078) är det regelverk som gäller för bokföring. Det ingår en rad olika bestämmelser i lagen, och det är viktigt att vara medveten om dem och följa dem. Några exempel på saker som ingår är bestämmelser om bokföringsskyldiga, räkenskapsår, avslutning av bokföring, arkivering och god redovisningssed.

Några grundläggande krav är:

• Bevarandekravet – hur räkenskapsinformation ska bevaras och hur länge den ska finnas i läsbart skick
• Fullständighetskravet – hur affärshändelser ska bokföras och om/hur de behöver verifieras
• Sambandskravet – hur det ska gå att följa affärshändelser i systemet
• Åtkomstkravet – hur räkenskaperna ska finnas tillgängliga och hur de får överföras mellan olika lagringssystem

Det är viktigt att ha i åtanke att det kan vara brottsligt att slarva med bokföringen. Bokföringsbrott kan leda till allt från böter upp till sex års fängelse.

Bokföringsprogram

Ett sätt att göra processen smidigare är att använda ett bokföringsprogram. När du använder ett bra bokföringsprogram kan du få tillgång till mallar och ha all information i ett lätthanterligt system, vilket ökar kontrollen och gör processen tryggare. Det finns många moderna program ute på marknaden som kan göra bokföringen snabbare och enklare.

Några fördelar är till exempel att du får tillgång till färdiga mallar som passar Skatteverkets önskemål, samt att du kan få hjälp av kundservice vid behov. Tänk på att det inte är tillåtet att bokföra i vanliga kalkylprogram, som till exempel Excel.

Programmet behöver vara anpassat efter bokföringslagen. En orsak att Excel inte godtas är att du inte får ha möjlighet att ändra poster i bokföringen efter att de förts in. 

---

Tips! Läs mer om företagsförsäkringar.

---

Varför behövs det en revisor?

En revisor går igenom din bokföring och intygar att den skett på ett korrekt sätt. Revisorn tittar på såväl redovisningen som förvaltningen av företaget. Om företaget har ordning på informationen blir det enklare att ge revisorn ett tydligt och relevant underlag att granska.

Ekonomiska föreningar måste utse en revisor som årligen granskar bokföringen. När det gäller större företag måste revisorn även vara godkänd eller auktoriserad. En godkänd eller auktoriserad revisor uppfyller särskilda krav, till exempel gällande utbildning och erfarenhet.

Gränsen när ett privat aktiebolag måste ha en godkänd eller auktoriserad revisor går vid två av dessa tre gränsvärden vid de två senaste räkenskapsåren: fler än tre anställda, mer än en och en halv miljon kronor i balansomslutning och mer än tre miljoner kronor i nettoomsättning. Det måste handla om samma gränsvärden båda räkenskapsåren.

Om du vill veta mer om gränsvärdena, till exempel medelantalet anställda baserat på olika räkenskapsår, finns det information på Bolagsverkets hemsida.

Bokföring för enskilda firmor

Enskilda firmor (enskilda näringsidkare) är skyldiga att bokföra enligt lag. Och eftersom en enskild firma är kopplad till dig som privatperson är det du som är ansvarig för att det går rätt till. 

Några bokföringskrav som finns för enskilda firmor är:

• Du är skyldig att göra ett årsbokslut
• Du behöver verifiera alla bokföringsposter
• Bokföring och underlag behöver sparas i 7 år

Det är viktigt att skilja på privatekonomin och företagets ekonomi. Du får endast bokföra det som hör till din verksamhet, vilket inte alltid är helt lätt att avgöra. Men du ska till exempel inte bokföra privata saker som någon gång kanske används i verksamheten.

Bokföring för aktiebolag

Ett aktiebolag är bokföringsskyldigt från och med den dag det registreras hos Bolagverket. Det är en egen juridisk person. Därför behöver du inte ha skiljelinjen mellan privatekonomi och företagsekonomi i åtanke på samma sätt som vid en enskild firma.

Några bokföringskrav som finns för aktiebolag är:

• Årsredovisning varje räkenskapsår
• Du behöver verifiera alla bokföringsposter
• Bokföring och underlag behöver sparas i 7 år

Aktiebolagets storlek kan innebära att det tillkommer flera krav, till exempel gällande revisorns kvalifikationer.

Letar du efter ett bra företagslån?

För dig som söker efter ett bra företagslån är det viktigt att ha ordning på bokföringen. När rutinerna är på plats och allt är tydligt blir det färre frågor och funderingar från bankernas sida. 

Men välordnade finanser tar dig ofta bara halvvägs till ett lån med bra villkor. Alla företag är olika, och därför behöver du jämföra olika långivare på marknaden för att hitta rätt. Om du gör det själv tar det tid och energi i anspråk samtidigt som du drar på dig kreditupplysningar som försämrar din kreditvärdighet.

När du använder Creddo kan du snabbt och enkelt jämföra över 20 långivare. Det räcker med några knapptryck online, och plötsligt har du en mängd förslag att ta ställning till – trots endast en kreditupplysning. Du är dessutom inte bunden att låna pengar förrän du ingått avtal med någon av bankerna.

Jämför långivare via Creddo